Artikel: ‘Onderhandelen: de schoenen van mijzelf en die van de ander…’

De voorbereidingen van politie onderhandelaars

Vorige week heb ik het artikel ‘Onderhandelen op het scherpst van de snede’ geschreven.

Een van de lessen uit dat artikel waren de voorbereidingen die politie onderhandelaars treffen wanneer zij naar een incident worden gestuurd. Dit kunnen bijvoorbeeld gijzelingen, ontvoeringen, pogingen zelfdoding of gebarricadeerde verdachten zijn. Op het eerste gezicht niet de meest gemakkelijke gesprekken om aan te gaan…

Hoe bereid jij je als leidinggevende, docent, coach, vriend, ouder etc. voor op een lastig gesprek of een belangrijke onderhandeling. Een gesprek waar je tegenop ziet, waarvan je niet weet hoe het zal gaan verlopen?

Mijn collega-onderhandelaars en ik werden op een middag gevraagd om naar een twee-onder-een-kap woning te gaan in een nieuwbouwwijk. Bij 112 was even daarvoor een paniektelefoontje binnengekomen met veel lawaai, geschreeuw en gehuil en de telefoniste meende verstaan te hebben ‘hij is hier binnen’. De politie eenheid die als eerste bij de woning was, zag dat alle gordijnen gesloten waren. Op aanbellen of geroep werd niet gereageerd. Het was en bleef stil in de woning. Toen wij bij de woning aankwamen was dat ook het enige dat wij aantroffen. Een woning met gesloten gordijnen: beneden en boven. Inmiddels was bekend dat er een vrouw en haar twee kinderen woonden: een baby en een peuter. Verder was er geen enkele informatie. De hoofinspecteur die de leiding had, vroeg ons als onderhandelaars om zo snel mogelijk telefonisch contact te maken met de woning. Een spannend moment. Veel vragen die op dat moment onbeantwoord bleven en een deadline: ‘zo snel mogelijk’.

Wat zou jij doen op dat moment?

Wat heb ik samen met mijn collega-onderhandelaars gedaan? Hoe hebben wij ons voorbereid? Kort samengevat verlopen de voorbereidingen in een dergelijk incident grofweg in 6 stappen:

1 – Ken je eigen schoenen

2 – Stel (voorlopige) doelen

3 – Bedenk gezamenlijk mogelijke scenario’s (What if’s)

4 – Stel de ‘reikwijdte’ vast (welke stappen mag jij maken)

5 – Verplaats je in de schoenen van de ander

6 – Formuleer een BATNA (Best Alternative To Negotiated Agreement)

Het klinkt uitgebreid en tijdrovend deze 6 stappen, maar na 5 minuten belden we voor het eerst met de vaste aansluiting in de woning.

Hoe zien die stappen er uit?

Stap 1 – Ken je eigen schoenen

Hoe stevig sta je op dit moment in je eigen schoenen? Het is belangrijk dat je hierin eerlijk bent naar jezelf en naar je collega’s. Ben je niet helemaal fit of heb je thuis problemen, dan ben jij misschien niet degene die het gesprek aan zou moeten gaan.

Waar knellen mijn schoenen, waarin of waardoor word ik ‘geraakt’. In dit geval: wanneer er kinderen bij betrokken zijn is dat voor mij kwetsbaar. Hoe reageer ik (intuïtief) wanneer ik geraakt word? Wanneer ik dat weet (mijn eerste neiging is om mij terug te trekken), kan ik daar rekening mee houden en mijn gedrag aanpassen.

Hoe reageer ik op boosheid, fysiek of verbaal geweld, zwijgen.

Waar ben ik (op dat moment) bang voor…..de stilte? De dood? Het onverwachte? Onze onmacht?

Wat is mijn mindset en die van mijn collega’s: welke vooronderstellingen maken wij (gescheiden moeder en ex is binnengedrongen?), wat vinden we daarvan, welk oordeel hebben we daar over? Welke ervaringen nemen we zelf mee uit het verleden m.b.t. scheiding en geweld.

Door je eigen schoenen te kennen, weet je welke paden je kunt en durft te bewandelen. Zelfkennis, kwetsbaarheden, kwaliteiten. Voor een onderhandelaar is het belangrijk dat je steeds weet hoe je in je eigen schoenen staat…een voortdurend proces.

 Stap 2 – (Voorlopige) doelen stellen

In dit geval was ons doel om zo snel mogelijk contact met iemand in de woning krijgen door te bellen. We wilden een teken van leven krijgen en een inschatting kunnen maken van de situatie. Contact maken en verder nog even niets….. Een verdere strategie zou later volgen. De strategie zou aangepast moeten worden aan de situatie, zoals die zich zou gaan ontvouwen.

Stap 3 – bedenk (gezamenlijk) mogelijke scenario’s.

Voordat politieonderhandelaars contact maken, bedenken ze een aantal mogelijke scenario’s (What if’s).

What if – de telefoon niet wordt opgenomen

What if – de bewoonster de telefoon opneemt

What if – er een voicemail aanstaat

What if – de persoon die opneemt gewond is

What if – de persoon aan de andere kant ons de huid vol scheldt

Etc. Het doel hiervan is niet om een onuitputtelijke lijst scenario’s te ontwikkelen. Wel om er op voorbereid te zijn dat dingen anders uit kunnen pakken, dan we vooraf bedenken (voorkomen tunnelvisie). Uit onderzoek is gebleken dat ons brein door het formuleren van mogelijke scenario’s flexibel blijft en ons in staat stelt om snel te kunnen schakelen.

 Stap 4 – Het vaststellen van de reikwijdte

Wat accepteren we wel, wat accepteren we niet. Welke stappen ben ik bereid om te maken en welke stappen mag ik maken? In een geval als deze zal een onderhandelaar het altijd afkeuren (en dat kenbaar maken) wanneer een verdachte geweld gebruikt.

Het lijkt op dat moment dat er sprake is van strafbare feiten (gijzeling?). Dat betekent dat ‘een vrije aftocht’ voor een verdachte geen optie is.

Stap 5 – Verplaats je in de schoenen van de ander.

Probeer je voor te stellen hoe de ander op dit moment in zijn/haar schoenen staat.

Hoe zou het voor een verdachte/dader zijn wanneer de politie belt? Wanneer je dit kunt bedenken, kan je hier op anticiperen (bv. door expliciet te zeggen: je zit vast niet te wachten op een telefoontje van ons)

Hoe zou het voor een slachtoffer zijn wanneer de politie belt? Is die bang voor ‘straf’ van de dader, is ze blij dat ze iemand spreekt? Ook hier kan je weer op anticiperen (bv. misschien ben je bang dat je gestraft wordt dat je met mij praat. Of ‘weet dat we er alles aan doen om jullie veilig naar buiten te krijgen’)

Maar om de schoenen van de ander te leren kennen willen we ook informatie en stellen we vooraf een vragen-/informatielijstje vast:

– hoeveel mensen zijn er binnen

– wat is er gebeurd

– wat is je doel met deze actie

– hoe komt het dat…

Etc. etc.

Vaak vinden we de keuze voor de schoenen van de ander lastig en begrijpen we niet waarom hij of zij de stappen neemt die genomen worden, maar respect voor de persoon en nieuwsgierigheid naar het verhaal blijft bovenaan staan.

Stap 6 – Formuleer een BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement).

Uiteraard was onze focus en het doel er op gericht om de gijzelaars en de gijzelnemer door middel van onderhandelen veilig naar buiten te laten komen.

Toch is het – om verschillende redenen – voor onderhandelaars niet altijd mogelijk om te onderhandelen, te beïnvloeden of om de situatie door praten tot een veilig eind te brengen. Wanneer je je ‘vast zet’ in je doel, kan dit er toe leiden dat je blokkeert in de onderhandelingen (en zelf ‘gegijzeld’ wordt door je doel om niet te falen), of tot afspraken komt die niet wenselijk zijn. Wanneer je vooraf bepaalt dat er een alternatief is, ben je vrijer in je handelen en is het niet slagen van de onderhandeling geen ‘falen’. In dit geval was een inval door het arrestatieteam de BATNA.

Wanneer je naar deze 6 stappen kijkt. Welke meerwaarde zouden deze hebben wanneer jij deze toepast in jouw voorbereiding voor een lastig gesprek of onderhandeling?

– met de werknemer die jij een onvoldoende beoordeling gaat geven

– met je dochter die vraagt hoe laat ze thuis moet zijn

– met de ouders van een leerling die jou ‘ter verantwoording’ roepen voor het lage schooladvies dat jij hun kind hebt gegeven

– met de leverancier van grondstoffen over de prijs

Ik ga er van uit dat je benieuwd bent hoe het incident in de woning is afgelopen. Gelukkig bleek het allemaal mee te vallen – en klopte onze vooronderstelling van een gijzeling niet. Na drie keer bellen nam de bewoonster zelf de telefoon op. Ze was emotioneel en verward, maar kon ons vertellen dat haar ex-partner inderdaad binnen was geweest en haar bedreigd had. Zij had hem de deur uit weten te krijgen en was zo bang voor hem dat ze zelf alle gordijnen had dicht gedaan om zichzelf te ‘beschermen’ tegen de blikken van haar man. Op ons verzoek is ze samen met haar kinderen naar buiten gekomen, waarna de politie nog in de woning kon kijken of haar ex-partner inderdaad niet meer binnen was.

 ***Voor mijn artikelen over onderhandelen geldt: Alle strategieën die ik benoem zijn reeds beschreven in (vak)literatuur. Ik onthul hiermee geen geheime strategieën. Bij alle incidenten die ik beschrijf ben ik zelf als politieonderhandelaar betrokken geweest. De incidenten zijn op sommige punten wel enigszins herschreven/aangepast om herkenning te voorkomen.